Meilleur Outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Meilleur Outils de gestion des actifs logiciels (SAM) en un coup d'œil
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Qu'est-ce que les outils de gestion des actifs logiciels (SAM) ?
Les outils de gestion des actifs logiciels (SAM) permettent aux entreprises de gérer les licences logicielles utilisées dans toute leur société. Ces outils ont traditionnellement soutenu la gestion des licences logicielles sur site, mais de nombreux outils prennent également en charge les actifs SaaS. Les logiciels de gestion des actifs logiciels aident les entreprises à surveiller et gérer le déploiement des logiciels, les licences logicielles, la conformité des licences et, finalement, les dépenses en licences pour tous les utilisateurs finaux impliqués dans l'application. L'utilisation principale de SAM est de maintenir l'entreprise conforme, car les fournisseurs de logiciels ne veulent pas que l'entreprise utilise plus de leur logiciel que ce qu'elle a acheté ou sous licence. Les fournisseurs effectuent souvent des audits de conformité logicielle pour s'assurer que les entreprises utilisent correctement l'application spécifique. Si elles ne sont pas conformes, une amende ou une pénalité peut être encourue. Une excellente pratique SAM prévient les audits et les pénalités des fournisseurs.
Les outils SAM découvrent les logiciels sur site en scannant les bases de données, les journaux système et les applications de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cela montre non seulement les logiciels utilisés, mais empêche également l'utilisation de logiciels non autorisés, connue sous le nom de shadow IT, car elle révèle les logiciels non déclarés. Après la découverte, SAM suit la conformité des logiciels avec des métriques telles que les dates de renouvellement, le nombre maximum d'utilisateurs et d'appareils, etc. Le logiciel SAM passera par un processus de normalisation qui extrait ces métriques des contrats. La normalisation peut être partiellement automatisée, mais en raison de la complexité des contrats logiciels, une saisie manuelle peut encore être nécessaire pour plus de précision. Une fois que tous les champs clés sont extraits et suivis, les outils SAM visualisent les métriques et l'utilisation des logiciels pour vérifier la conformité. Cette visualisation informe les entreprises s'il y a des cas de surutilisation afin qu'elles puissent agir tôt pour éviter les pénalités.
De plus, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leur pile technologique en s'assurant que chaque application est utilisée correctement et en ne payant pas pour des licences inutilisées. Une visualisation de l'utilisation garantit aux entreprises que leur argent est dépensé de manière la plus efficace.
Que signifie SAM ?
SAM signifie gestion des actifs logiciels. C'est une pratique commerciale pour la conformité et l'approvisionnement en logiciels. Le logiciel SAM fait la majeure partie du travail en découvrant les logiciels, en suivant les licences et en visualisant les données d'utilisation. Certains logiciels SAM suivent également les applications SaaS et cloud, mais ils se concentrent davantage sur l'optimisation de l'utilisation que sur la conformité.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des outils de gestion des actifs logiciels (SAM) ?
Les fonctionnalités suivantes sont des fonctionnalités de base des outils SAM qui peuvent aider les utilisateurs à surveiller la conformité logicielle, suivre les données d'utilisation et prévenir les audits des fournisseurs :
Découverte de logiciels : Un outil de gestion des logiciels maintient une base de données centralisée des logiciels. Il doit automatiquement découvrir et documenter les logiciels utilisés sur les appareils de l'entreprise. La saisie manuelle à grande échelle est impraticable car elle est trop chronophage et inexacte.
Visualisation de l'utilisation : Les outils SAM doivent suivre l'utilisation des logiciels depuis l'achat jusqu'à leur élimination. En surveillant l'utilisation par les utilisateurs, l'informatique centrale peut prendre des décisions importantes d'achat et d'allocation de licences en fonction de qui surutilise ou sous-utilise le logiciel en temps réel.
Alertes : Une fois qu'il y a un cas de surutilisation ou de licence expirante, le système doit alerter le responsable informatique. Sans cette fonctionnalité, les responsables informatiques ne peuvent pas interrompre ou ajuster les accords de licence logicielle à temps. Par conséquent, SAM joue un rôle critique dans la gestion des services informatiques (ITSM) et les processus de la bibliothèque d'infrastructure des technologies de l'information (ITIL).
Documentation de la conformité : Un accord de licence logicielle peut être extrêmement complexe. Pour documenter ces exigences de conformité, les outils SAM doivent documenter les métriques et conditions spécifiques dans sa base de données à partir des accords. Les experts SAM devront saisir ces informations dans une base de données SAM centralisée pour que tout outil SAM fonctionne.
Quels sont les avantages des outils de gestion des actifs logiciels (SAM) ?
Économies de coûts : SAM donne aux entreprises une vue d'utilisation de leur parc logiciel. Cela permet aux entreprises de réduire les licences sous-utilisées lors des négociations avec les fournisseurs, leur permettant d'économiser en moyenne 10 à 20 % sur les dépenses logicielles.
Améliore la relation avec les fournisseurs : Les fournisseurs sont moins susceptibles de réaliser un audit s'ils sont informés des droits de licence de leur client. Les changements suspects de licences logicielles sont la principale raison pour laquelle les fournisseurs effectuent des audits. Les audits constants et les pénalités fréquentes font perdre du temps et détériorent les relations avec les clients. Les entreprises réduisent le risque d'audit logiciel en informant les fournisseurs des changements de licence, des changements d'effectifs, des données d'utilisation, etc.
Prévient le shadow IT : Le shadow IT est lorsque les employés acquièrent secrètement le matériel ou le logiciel de leur choix. Il existe des risques de sécurité associés aux logiciels inconnus, mais il y a aussi la menace de non-conformité. Un logiciel non approuvé, qui n'est donc pas couvert par les termes de licence de l'organisation, pourrait déclencher un audit de fournisseur de logiciels. Les outils SAM devraient s'attaquer à la bureaucratie, aux longs délais et aux demandes manquées des employés afin qu'ils soient moins susceptibles d'acquérir des logiciels non autorisés.
Qui utilise les outils de gestion des actifs logiciels (SAM) ?
Responsables informatiques : Les principaux utilisateurs de ce logiciel sont les responsables informatiques. Ils sont responsables de la mise en place de l'outil SAM et du suivi de tous les logiciels. Les outils SAM leur permettent également de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs en identifiant leurs besoins réels en logiciels.
Équipes financières : Les équipes financières peuvent déterminer combien de licences logicielles elles peuvent réduire en fonction de l'utilisation. Cela leur fournit également une compréhension claire des coûts logiciels dans la planification budgétaire.
Logiciels liés aux outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Logiciel de gestion des actifs informatiques : Le logiciel de gestion des actifs informatiques (ITAM) aide les utilisateurs à documenter leur inventaire de matériel et de logiciels informatiques. SAM fait partie du processus ITAM puisqu'il ne gère que l'inventaire des logiciels.
Logiciel de gestion des opérations SaaS : La gestion des opérations SaaS, ou SaaSOps, est un processus de gestion, de gouvernance et de sécurisation des produits SaaS au sein d'une entreprise. Cela est similaire à SAM mais couvre principalement les applications cloud. Certains fournisseurs proposent aujourd'hui des outils complets qui gèrent à la fois les pratiques SAM et SaaSOps.
Défis avec les outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Normalisation des données : La normalisation des données fait partie du processus d'automatisation SAM qui identifie et formate les données clés à partir des codes d'application. La normalisation transforme les données non structurées en métriques lisibles pour montrer l'état de conformité et les informations d'utilisation. Les outils SAM automatisent ce processus avec la configuration correcte. Le défi est qu'il est long de configurer les bonnes métriques (quelle est la limite par appareil, par utilisateur, etc.) avec des contrats logiciels complexes. Pour identifier correctement toutes les métriques, les équipes juridiques, financières et informatiques doivent travailler ensemble pendant une période prolongée. Les entreprises avec de nouveaux processus SAM devraient viser quelques licences logicielles critiques pour commencer.
Intégration des données : Toutes les applications ne peuvent pas être intégrées à chaque outil SAM. Certains fournisseurs SAM proposent des outils SAM spécifiques pour les principaux fournisseurs tels que Microsoft, tandis que certains fournisseurs SAM prétendent offrir des solutions tout-en-un pour toutes les applications. Les entreprises devraient examiner leurs besoins et demander aux fournisseurs de démontrer si leurs outils peuvent intégrer des applications spécifiques.
Quelles entreprises devraient acheter des outils de gestion des actifs logiciels (SAM) ?
Entreprise : Les entreprises comptant 500 employés ou plus devraient envisager d'acheter des outils SAM. Le suivi manuel des licences logicielles est difficile avec autant d'employés, généralement les entreprises embauchent des sociétés de solutions de gestion des licences pour faciliter cette tâche. Les fournisseurs ciblent également activement les entreprises pour les audits de fournisseurs, ce qui les rend plus susceptibles de recevoir des pénalités.
Comment acheter des outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Qu'une entreprise recherche son premier logiciel SAM ou essaie de remplacer un existant, g2.com peut aider à trouver le meilleur outil.
Les besoins de l'entreprise lors de la recherche de logiciels SAM sont souvent liés à des données et des métriques spécifiquement souhaitées. Par exemple, l'utilisateur peut être le plus intéressé par la surveillance de l'utilisation de son logiciel. Les acheteurs devraient établir une liste classée des fonctionnalités SAM qui répondent le plus directement aux problèmes qu'ils essaient de résoudre, puis se référer aux avis G2 pour trouver le bon choix.
Prioriser l'ensemble des fonctionnalités souhaitées peut aider à réduire le pool potentiel de solutions SAM, permettant aux équipes d'appliquer ensuite d'autres considérations pour le budget, la facilité d'intégration avec d'autres systèmes, les exigences de sécurité, et plus encore. Cette approche holistique permet aux acheteurs d'avancer avec une liste de contrôle ciblée, qui peut être utilisée en conjonction avec le score G2 pour sélectionner le meilleur produit SAM pour l'entreprise.
Comparer les produits de gestion des actifs logiciels (SAM)
Créer une liste longue
Lors de la recherche de logiciels SAM, les entreprises doivent identifier la compatibilité avec les logiciels de gestion d'entreprise existants tels que ERP, RH, et autres. Les acheteurs devraient établir une liste des logiciels existants importants qui doivent être intégrés, puis filtrer les outils SAM qui ne peuvent pas être intégrés avec les logiciels existants.
Créer une liste courte
Il est utile de croiser les résultats des évaluations initiales des fournisseurs avec les avis G2 d'autres acheteurs, ce qui aidera à se concentrer sur une liste de trois à cinq produits. À partir de là, les acheteurs peuvent comparer les prix et les fonctionnalités pour déterminer le meilleur choix. Certains fournisseurs ne facturent pas les coûts de mise en œuvre tandis que d'autres le font.
Réaliser des démonstrations
En règle générale, les entreprises devraient s'assurer de faire une démonstration de tous les produits qui se retrouvent sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs devraient poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus ; par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers un problème de performance typique depuis l'alerte jusqu'à la réconciliation des licences dans l'outil SAM.
Sélection des outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Choisir une équipe de sélection
Quelle que soit la taille de l'entreprise, il est important d'impliquer les personnes les plus pertinentes lors du début du processus de sélection du logiciel SAM. Les grandes entreprises peuvent inclure des spécialistes SAM, des équipes d'approvisionnement, des responsables informatiques et des développeurs qui travailleront le plus étroitement avec le logiciel. Les petites entreprises avec moins d'employés pourraient simplement avoir besoin de responsables informatiques pour remplir le rôle.
Négociation
De nombreux fournisseurs proposent des plateformes complètes de licences logicielles qui vont au-delà de SAM (sur site) pour inclure la gestion des licences SaaS et des plateformes de dépenses. Bien que certaines entreprises ne bougent pas sur les configurations de leurs packages, les acheteurs cherchant à réduire les coûts devraient essayer de négocier jusqu'aux fonctions spécifiques qui leur importent pour obtenir le meilleur prix. Par exemple, une page de tarification d'un fournisseur où la fonctionnalité SAM n'est incluse qu'avec un package de surveillance tout-en-un robuste, alors qu'une conversation de vente peut prouver le contraire.
Décision finale
Après cette étape, il est important de réaliser un essai si possible avec une petite sélection de professionnels de l'informatique ou de développeurs. Cela aidera à s'assurer que le logiciel SAM choisi s'intègre bien avec la configuration des systèmes d'un administrateur informatique ou le travail quotidien d'un développeur. Si l'outil SAM est apprécié et bien utilisé, l'acheteur peut considérer cela comme un signe que sa sélection est la bonne. Sinon, il peut être nécessaire de revenir sur les autres options.